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Si vous désirez
saisir vous-même vos inventaires en vu de les envoyer à ARCHIVECO
il est préférable d'utiliser le logiciel Archivec®. Cependant
vous pouvez aussi saisir vos inventaires sous Excel en respectant le format
suivant qui garantie une récupération rapide par ARCHIVECO.
Ce modèle de
feuille Excel  est disponible dans la page Logiciel / Téléchargement ou en cliquant ici.
La nouvelle version du 6/04/2006 intègre un préformatage des colonnes et une validation contrôlée de la saisie.
| Code Service |
Carton |
Creation |
Destruction |
Designation |
| 6 carac. maxi. |
10 carac. maxi. |
4 carac. |
4 carac. |
70 caractères maximum. |
Code Service ARCHIVECO.
Ex: 01, 02, 03. |
N° de la caisse archive ARCHIVECO
Ex: 1, 2, 3...999999 |
Année de création (optionnel)
Ex: 2000 |
Année de destruction (optionnel)
Ex: 2030
Saisir 9999 pour les archives à garder à vie
|
Description du contenu. Plusieurs lignes
sont possibles pour un même n° de carton.
Ex: DOSSIERS 1000...1200 |
Exemple:
| Code Service |
Carton |
Creation |
Destruction |
Designation |
| 01 |
1 |
1998 |
|
FACTURES FOURNISSEURS 01.03/1998 |
| 01 |
1 |
|
|
DOSSIERS 1000.1200 |
| 01 |
1 |
1999 |
2030 |
DOSSIERS A...F |
| 01 |
2 |
1999 |
2005 |
DOSSIERS 1/1/1999.30/6/1999 |
| 01 |
2 |
1999 |
|
NOTES 6/1999 |
| 02 |
1 |
|
|
PAIE 1/1999 |
| 02 |
2 |
|
|
PAIE 2/1999 |
| 02 |
3 |
|
|
PAIE 3/1999 |
 |
Formats
de saisie à respecter |
|
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Format
|
Correct |
A éviter |
| Code Service - Si vous ne connaissez
pas encore le Code Service ARCHIVECO, laissez la colonne vide. Dans
ce cas faites un fichier Excel distinct pour chaque service. |
"01" |
"Comptabilité"
|
| Carton - Nombre entier commençant
à 1 généralement pour chaque service. Le nombre
peut être suivi d'une lettre pour les Bis ou les Ter. |
"1"
"1B"
|
"01", "1-ABC" |
| Création - Année
sur 4 chiffres. |
"2000" |
|
| Destruction - Année sur
4 chiffres. |
"2030" |
|
| Dates dans la désignation
- Saisissez toujours les dates en chiffres, séparés
par "/", avec l'année sur 4 chiffres. Les zéros
au début du jour et du mois sont facultatifs. Ne saisissez
pas la date en texte : elle serait moins facilement reconnue par le
moteur de recherche.. |
"1/1/2000"
"01/01/2000"
"1/01/2000" |
"1/1/00"
"1 janv 2000"
"1.1.2000"
"1-1-2000" |
| Intervalles de nombres ou de dates
dans la désignation - Saisissez les intervalles avec
"." (3 points, sans espace avant ou après) : le logiciel
Archivec® retrouvera un nombre ou une date compris dans cet intervalle.
Les nombres peuvent être suivis d'une lettre. Le mois ou l'année
du 1er terme peut être omis s'il est le même dans le 2°
terme. Éventuellement les 3 points "..." peuvent
être remplacés par " A " ou " à
" ("a" avec un espace avant et après). Veillez
à désactiver la correction automatique d'Excel pour
les 3 points (voir ci-dessous). |
"1000.1200" ou "1000E...1200G"
"1/1/1999.30/6/2000"
"1...3/1999" (janvier à mars 1999)
"1/1...15/2/1999" (1er janvier au 15 février 1999)
"1...15/1/1999" (1er au 15 janvier 1999)
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"1000 . 1200"
"1000-1200"
"1-15/1/1999"
|
| Designation - Le logiciel Archivec®
recherche indifféremment sur les minuscules/majuscules et les
lettres accentuées. |
"SOCIETE" ou "Société" |
|
- Important ! Conservez le même format de colonnes dans tout le
fichier Excel, ne faites pas de subdivisions ou de sous-titres. En étant
enregistré sous le format texte (TXT), il doit donner une suite
régulière de lignes à la structure identique.
- Si les titres de vos colonnes diffèrent de celles du modèle
ci-dessus, précisez la correspondance.
- S'il y a des colonnes supplémentaires, indiquez si elles doivent
être fusionnées dans la désignation ou si elles
sont à supprimer.
- Dans le menu Option/Correction automatique de Excel, supprimez
le remplacement automatique des ... par le caractère spécial
avant de saisir, autrement la recherche sur les intervalles ne fonctionnera
pas correctement dans le logiciel:
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