ARCHIVECO - Archivage, stockage, destruction d'archives - Gestion documentaire

Les délais légaux de conservation des documents, ainsi que le besoin de consulter rapidement, obligent les entreprises à :

Pour se libérer des nombreux problèmes liés à la gestion des archives sur site, mais également bénéficier d’un service rapide et efficace à un coût optimum, plus de 4.000 sociétés et groupes externalisent leurs archives chez ARCHIVECO.

Pour en savoir plus sur le processus d'externalisation de vos archives, consultez les rubriques ci-dessous.

1- Évaluation de votre besoin

Afin d’étudier la Solution Archive adaptée à votre besoin, un de nos commerciaux se déplace sur votre site. Suite à cette visite, il vous envoie un devis détaillé d’intervention et de conservation de vos archives.

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Comment optimiser l’externalisation de vos archives ?

L’idéal est de ne conserver sur les postes de travail que les documents de l’année en cours et de l’année précédente. Pour les documents plus anciens, nous vous conseillons de procéder en deux étapes :

1- Élimination des documents dont la durée de conservation est dépassée, et des archives en double ou triple
2 - Mise en boites archives des documents à conserver en précisant :
- la date d'émission et de destruction des documents (année)
- le service émetteur
- le thème du document

Pour chaque boîte, on doit connaître les documents qui s'y trouvent.

Pour contacter notre Service Commercial cliquez ici

2- Prise en charge des archives

Selon l’état de vos archives et vos besoins, ARCHIVECO intervient dans les étapes suivantes de l’archivage:

Mise en place d'une procédure d'archivage
Repérage des archives à externaliser
Tri, classement et élimination des documents (doublons, archives obsolètes…)
Mise en boites archives et codification
Etablissement d'un inventaire
Conditionnement, pour le transport et le stockage, dans les caisses archives ARCHIVECO.

A l’issue du travail d’archivage:

les caisses archives sont enlevées par nos archivistes et transférées vers l’un des entrepôts ARCHIVECO
l’inventaire informatique Archivec® est remis au client sur le support de son choix (listing, disquette + logiciel ou envoi par email). En option, il est aussi consultable directement sur votre Espace Client Internet.

Afin d’effectuer le travail d’archivage, nous dépêchons sur votre site une équipe d’archivistes qualifiés, encadrée par un chef de chantier expérimenté. L’équipe travaille sur place pendant toute la durée du chantier (dans la mesure où les conditions de stockage le permettent).

3- Stockage

Les archives sont acheminées, sous notre supervision, vers l’un de nos 20 centres de gestion et de conservation d’ARCHIVECO (3 sont situés en région parisienne, 17 en province, soit plus de 130.000 m³de volume de stockage sur une surface de 160.000 m²), où elles seront enregistrées en informatique et stockées. Leur inventaire est consultable sur votre Espace Client Internet,

Chaque entrepôt bénéficie des méthodes et installations techniques réputées les plus efficaces en matière de confidentialité et de sécurité.

4- Recherches

Vous bénéficiez d’un accès facile et rapide à votre inventaire en vous connectant à votre Espace Client Internet.

Il vous suffit ensuite faire une demande depuis votre Espace Client Internet ou de nous contacter pour obtenir la livraison de vos archives, sous un délai maximum de 24 à 48 heures (certains de nos contrats prévoient des livraisons sous 2 heures). Vous pouvez également obtenir la copie de documents par email, fax ou courrier, ou venir les consulter sur place.

Vous êtes déjà Client ARCHIVECO et vous souhaitez connaître la procédure à suivre pour consulter vos archives: cliquez ici.

La confidentialité des consultations est préservée grâce à une liste d’habilitation. La traçabilité est assurée grâce à l'Espace Client qui vous indique à tout moment l’historique des mouvements pour toute unité d’archive: vous savez qui l’a demandé, quand il a été demandé, où il a été livré et s’il a été retourné chez ARCHIVECO.

5- Destructions

ARCHIVECO garantit la destruction des données clients et fournit un certificat de destruction, une fois la destruction faite.

Archives stockées dans vos locaux :

Après réception de votre demande, ARCHIVECO détache un ou plusieurs archivistes sur le site, avec une camionnette, afin d’effectuer l’enlèvement des archives à détruire, éventuellement après un tri et un classement préalables, et procède à la destruction des documents, avec remise d’un certificat.

Archives stockées dans les locaux ARCHIVECO arrivées à la date de péremption :

Depuis votre Espace Client Internet préparez la liste des caisses archives à détruire. Cette liste ne comprend que des caisses archives complètes car aucune destruction partielle du contenu d’une caisse ne peut être faite. ARCHIVECO peut se charger d'établir cette liste pour vous, sa validation restant sous votre autorité.
ARCHIVECO se charge de la sortie de stock des archives à détruire et du passage au destructeur de documents. Cette destruction est faite par broyage ou par broyage confidentiel, selon votre demande.
A l’issu de cette opération, un certificat de destruction vous est remis.

Par sécurité, les destructions de caisses archives ne sont effectuées que sur demande écrite du client. De plus, des procédures internes spécifiques sont en place pour prévenir la destruction accidentelle d’un caisse archive non autorisée.

Conseil: optimisez votre facture de conservation en envoyant la liste des destructions au moins trois mois avant la date annuelle de reconduction de votre contrat de conservation d’archives.