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Notre métier est de conserver en toute confidentialité
les archives qui nous sont confiées et de les restituer en l’état. Pour cela, nous
avons mis en œuvre les méthodes et installations techniques réputées les plus efficaces.
Notre méthode d’archivage est étudiée
pour permettre une totale confidentialité des archives confiées par nos clients :
| Anonymat des caisses archives |
Dans les entrepôts, seuls le code client et
le code service sont utilisés pour identifier les archives physiquement et informatiquement.
Cela préserve l’anonymat complet du stockage. |
| Localisation aléatoire
des archives |
Les caisses archives sont
localisées dans les
entrepôts de manière aléatoire. Leur position est gérée par codes-barres. |
| Secret professionnel |
Le personnel ARCHIVECO est soumis au secret
professionnel le plus absolu pour tout document dont il pourrait avoir connaissance
et s’engage sur l’honneur par écrit, à son embauche, à ne divulguer
aucune information, à quiconque et de quelqu’ordre que ce soit (en application
des dispositions de la loi 79/18 du 3/01/79 régissant la collecte et la conservation
des archives). |
| Procédure
d’habilitation pour les consultations |
ARCHIVECO s’engage à ne communiquer
les archives confiées qu’aux personnes dûment habilitées, par écrit, par
le client. |
| Caisses-archives scellées |
A la demande du client, les caisses-archives
peuvent être scellées avant leur enlèvement par ARCHIVECO. Dans ce cas, les
consultations d’archives ne pourront se faire que par retour des caisses
archives scellées chez le client. |
Nos systèmes de protection anti-intrusion et
anti-incendie sont parfaitement opérationnels 24h/24h et font l’objet d’opérations
de maintenance régulières.
| Protection anti-intrusion |
Les entrepôts, ainsi
que les bureaux, sont équipés de détections intrusion, reliées
en permanence à une société de télésurveillance (VIGITEL). En
cas de déclenchement du système de détection en dehors des heures
d’ouverture, des intervenants se déplacent immédiatement
sur les lieux. |
| Protection anti-incendie |
- Tous les entrepôts bénéficient de systèmes de détections
de fumée
reliés 24h/24 à une société de télésurveillance.
- Les systèmes de rayonnage industriel installés, avec planchers intermédiaires,
constituent un cloisonnement efficace pour éviter une éventuelle
propagation du feu.
- Extincteurs installés et contrôlés par la société ISOGARD.
- Salle de sauvegarde avec systèmes de détection de fumée et d'exctinction
automatique INERGEN®.
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| Protection anti-inondation |
Les archives au sol sont surélevées pour éviter
tout risque d’inondation. |
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Assurances |
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Nous nous obligeons, en raison de sa mission
de garde d’archives, à prendre le maximum de mesures pour dédommager notre clientèle
d’un éventuel sinistre. Ainsi avons nous souscrit auprès de nos assureurs deux
assurances spécifiques :
| Assurance disparition ou dégradation |
Disparition ou dégradation rendant inutilisables
des archives confiées à ARCHIVECO en cas de dommage causé par l'action du feu ou
celle de l'eau, à l'exclusion des cas de force majeure. |
| Responsabilité civile |
Responsabilité civile d'ARCHIVECO engagée du fait des activités suivantes:
- Tri d'archives, conditionnement et accessoirement destruction
- Collecte, ramassage, transport, gardiennage de documents ou pièces,
d'archives papiers uniquement
- Micro Filmage de documents effectué par un sous-traitant
- Couverture des erreurs professionnelles ou omissions (notamment dans le classement,
l'étiquetage, la destination) ainsi que les immatériels consécutifs
à un incendie survenant pendant le transport des documents confiés.
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