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Documents
sociaux |
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Durée légale de conservation |
Durée de conservation suggérée
dans l'intérêt de l'entreprise |
Forme de conservation |
| Code Civil |
Code de Commerce |
Code des Impôts |
Code du Travail et de la Sécurité Sociale |
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Registre des titres nominatifs
Statuts et actes de société, actes de fusion ou de cession
Registres à souche (actions et obligations)
Registre des présences au conseil d'administration
Procès-verbaux des assemblées d'actionnaires (registre coté et paraphé)
Procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration, du directoire et du
conseil de surveillance (registre coté et paraphé)
Rapports des gérants, du conseil d'administration ou de surveillance ou du directoire
Rapports des commissaires aux comptes
Comptes annuels soumis à l'approbation des assemblées générales
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30 ans après dissolution de la société
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6 ans
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illimitée
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original
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Feuilles de présence aux assemblées générales et pouvoirs
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30 ans
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6 ans |
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30 ans
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original
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Documents
comptables |
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Durée légale de conservation
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Durée de conservation suggérée dans l'intérêt de l'entreprise
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Forme de conservation
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Code Civil
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Code de Commerce
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Code des Impôts
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Code du Travail et de la Sécurité Sociale
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Livres légaux (livre-journal, grand livre, livre d'inventaire) et éditions comptables
annexes (grands livres généraux et auxiliaires, journaux, balances)
Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes)
Document décrivant les procédures comptables (lorsqu'il est nécessaire à la compréhension
du système)
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10 ans après la clôture de l'exercice
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6 ans
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durée de la société
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original
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Pièces
comptables justificatives |
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Durée légale de conservation |
Durée de conservation suggérée
dans l'intérêt de l'entreprise |
Forme de conservation |
| Code Civil |
Code de Commerce |
Code des Impôts |
Code du Travail et de la Sécurité Sociale |
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Investissements
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Contrats d'acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers
Contrats et documents concernant les participations (bulletins de souscription, registres
de transfert, déclarations notariées)
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30 ans
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10 ans
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6 ans
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durée de la société
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original
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Contrats divers
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Contrats de prêts, d'emprunts et d'avances
Contrats d'assurance
Contrats de leasing
Marchés
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10 ans à compter de la fin du contrat
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6 ans
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10 ans ou plus
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original
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Factures fournisseurs
Factures clients
Bons de commande, bons de réception et de livraison
Documents bancaires
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10 ans à compter de la fin du contrat
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6 ans
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10 ans
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original
/
reproduction
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Fiscalité
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Déclarations d'impôts (IS, IR)
Déclarations et calculs de TVA
Autres impôts, taxes et droits
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3 ans (1)
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10 ans
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reproduction
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(1) Il découle de la jurisprudence
fiscale que ce délai peut être largement dépassé en cas d'immobilisations amortissables,
d'amortissements réputés différés, de provisions déductibles, ou de reprises de provisions
non déductibles à l'origine ou en cas d'intégration fiscale.
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Documents
commerciaux |
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Durée légale de conservation |
Durée de conservation suggérée
dans l'intérêt de l'entreprise |
Forme de conservation |
| Code Civil |
Code de Commerce |
Code des Impôts |
Code du Travail et de la Sécurité Sociale |
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Dossiers de clients et correspondance commerciale
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10 ans
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10 ans
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reproduction
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Contrats commerciaux importants
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30 ans (2)
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10 ans
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durée société
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original
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Contrats commerciaux généraux
Accords industriels
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5 ans après expiration
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original
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Commandes fournisseurs
Commandes clients
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30 ans
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10 ans
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10 ans
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original
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Transport: tous documents intéressant le Service de Douanes (lettre de voiture, facture,
feuille de chargement, connaissement, billet de bord, avis d'expédition, ordre de livraison)
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10 ans
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6 ans
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10 ans
(code des douanes: 3 ans)
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original
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(2) Il faut conserver les principales
pièces de marché 30 ans à compter de la date de réception ou de livraison, lorsqu'il y a
risque de réclamation pour vice caché ou erreur de conception: offres, cahiers des charges,
commandes, plans, correspondances, notes de calcul, comptes rendus de contrôle.
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Documents
relatifs au personnel |
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Durée légale de conservation |
Durée de conservation suggérée
dans l'intérêt de l'entreprise |
Forme de conservation |
| Code Civil |
Code de Commerce |
Code des Impôts |
Code du Travail et de la Sécurité Sociale |
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Livres de paie (coté et paraphé) et double des bulletins de paie (3)
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5 ans
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durée société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressés
(4)
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reproduction
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Divers registres et états du personnel
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5 ans
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durée société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressés
(4)
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original
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Dossiers d'accidents du travail ou de maladies professionnelles donnant lieu à réparation
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illimité
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durée société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressés
(4)
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original
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Toutes pièces comptables relatives aux traitements et salaires
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5 ans
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10 ans (5)
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reproduction
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Reçus pour solde de tout compte
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5 ans
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10 ans
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reproduction
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Doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales
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5 ans
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10 ans
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original
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Fiches individuelles de répartition de la participation et de l'intéressement
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30 ans
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30 ans
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original
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(3) A compter du 01/08/98, l'obligation
de tenir un livre de paie a été supprimée et remplacée par celle de conserver un double des
bulletins de paie.
(4) L'arrêté du 26 août 1980 oblige les employeurs
à délivrer toutes attestations utiles pour justifier des droits à la retraite.
(5) 30 ans pour les documents relatifs à des salaires
antérieurs au 17 juillet 1971. La prescription à 5 ans en matière de paiement des salaires
est définie par la loi du 16 juillet 1971.
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Site
officiel